구성원 엑셀 일괄 등록

직원 수가 많으면 한 명씩 넣기 어렵습니다. 직원 일괄 등록은 엑셀 파일을 올려 구성원을 한 번에 등록하고 같은 파일의 다른 시트로 부서와 소속까지 함께 만들어 줍니다. 조직도를 따로 짜지 않아도 되는 셈입니다.

• 템플릿에는 시트가 세 개 있습니다. 부서, 구성원, 소속
• 소속 시트는 선택입니다. 구성원만 등록하고 배치는 나중에 해도 됩니다
• 기존 직원은 업데이트됩니다. 새로 등록만 하는 기능이 아니라, 이미 있는 직원의 정보를 덮어쓰는 데도 씁니다
• 업로드 전에 데이터 검토 단계에서 표를 직접 고칠 수 있습니다. 엑셀을 다시 만들 필요가 없습니다

1. 템플릿 다운로드로 양식을 받습니다. 시트가 세 개 들어 있습니다.

2. 부서 시트에 조직을 적습니다. 열은 부서명, 상위부서명, 정렬순서입니다. 상위부서명은 같은 시트에 있는 부서명과 똑같이 적어야 연결되고 비워 두면 최상위 부서가 됩니다.

3. 구성원 시트에 직원을 적습니다. 열은 사번, 이름, 생년월일, 성별, 이메일, 휴대전화번호, 입사일, 최초입사일, 퇴사일, 직종코드, 직종명, 직급, 직책, 우편번호, 주소, 상세주소, 소속입니다. 이름과 생년월일은 필수이고, 날짜는 YYYY.MM.DD 형식입니다.

4. 소속 시트로 배치를 정합니다. 열은 사번, 이름, 부서명, 주소속, 부서장입니다. 주소속과 부서장은 Y 또는 N으로 적습니다. 한 직원의 주소속은 한 번만, 한 부서의 부서장도 한 명만 Y로 둘 수 있습니다.

업로드 화면의 노란 일괄 등록 처리 규칙 상자에 판단 순서가 적혀 있습니다. 간추리면 이렇습니다.

그래서 기존 직원의 정보를 고칠 때는 사번을 꼭 채워 넣는 편이 안전합니다.

1. 파일을 올리면 데이터 검토 화면으로 넘어갑니다. 위에 처리할 건수가 부서 N건 · 구성원 N건 · 소속 N건으로 표시됩니다.

2. 탭 구성원 / 부서 / 소속을 오가며 값을 고칩니다. 표는 스프레드시트처럼 움직이므로 셀을 누르고 바로 입력하면 됩니다. 오류가 있는 행은 배경이 붉게, 문제가 된 셀은 더 진하게 표시됩니다.

3. 고쳐야 할 것이 있으면 위에 수정이 필요합니다 (일괄 등록 불가) 상자가 뜨고 그동안 등록 버튼이 비활성화됩니다. 버튼에 마우스를 올리면 이유가 보입니다.

4. 일괄 등록 (N명) 버튼을 누르면 처리됩니다. 끝나면 일괄 등록 완료 화면에 신규 등록 (N명), 업데이트 (N명) 항목이 이름과 함께 정리되어 나옵니다.

등록을 누르면 구성원이 먼저 저장됩니다. 이어서 부서 시트로 부서를 만들거나 고칩니다. 마지막으로 소속 시트를 보고 소속·주 소속·부서장을 반영합니다. 그래서 소속 시트에 적은 부서명이 부서 시트에 없으면 그 행만 실패합니다.